Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Nawigacja okruszkowa Nawigacja okruszkowa

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Horyzont 2020

Zarówno sprawozdania finansowe jak i merytoryczne są składane online w systemie Participant Portal.
Wzory raportów 

Okresy raportowe każdego projektu określone są w art. 20.2 Umowy Grantowej. W ciągu 60 dni po zakończeniu każdego okresu raportowego koordynator projektu musi złożyć raport okresowy. W związku z tym partnerzy projektu mają zazwyczaj 30 dni po zakończeniu okresu raportowego na przygotowanie raportu.

Raporty okresowe składają się z:

  • raportu merytorycznego (periodic technical report) 
  • raportu finansowego (periodic financial report)

Raport końcowy koordynator składa w ciągu 60 dni po zakończeniu projektu. W związku z tym partnerzy projektu mają zazwyczaj 30 dni po zakończeniu projektu na przygotowanie raportu końcowego.

Raporty składane w systemie Particpant Portal są podpisywane elektronicznie przez osobę do tego upoważnioną (Financial Signatory – FSIGN – Zastępca Kwestora UJ Marek Sokół).

Reporting and payment

POWER

Harmonogram płatności: stanowi odrębny moduł w SL 2014. Składając wniosek o płatność nie ma konieczności składania go wraz z wnioskiem. Zmiana harmonogramu płatności nie wymaga aneksu do umowy o dofinansowanie. Zaktualizowany harmonogramu płatności należy przesłać do Instytucji najpóźniej do końca okresu danego okresu sprawozdawczego.

Harmonogram płatności:
Kolumna wydatki kwalifikowalne: wszystkie planowane wydatki do rozliczenia w danym okresie rozliczeniowym.
Uwaga: jeśli projekt jest rozliczany kwotami ryczałtowymi w harmonogramie płatności w kolumnie wpisujemy 0,00
Kolumna dofinansowanie: jest to kwota transzy o którą występuje Wnioskodawca.
Dofinansowanie jest wypłacane zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem płatności.
Uwaga: należy zwrócić szczególną uwagę na faktyczne zapotrzebowanie i wydatki w projekcie.

Wniosek o płatność:
Składanie wniosków o płatność odbywa się za pośrednictwem SL 2014
Pierwszy wniosek o płatność składamy niezwłocznie po podpisaniu umowy
Kolejne wniosku nie później niż 10 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego
Końcowy wniosek o płatność składamy do 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu.
Uwaga: Wnioski o płatność składamy zgodnie z umową o dofinansowanie jednak nie rzadziej niż w 3 miesięcznych okresach rozliczeniowych.

Rodzaje wniosków o płatność: mamy 5 rodzajów wniosków o płatność:

  1. Wniosek o zaliczkę
  2. Wniosek o refundację
  3. Wniosek rozliczający zaliczkę
  4. Wniosek sprawozdawczy
  5. Wniosek o płatność końcową

Uwaga:
Pierwszy wniosek o płatność – 1 lub 4 w zależności od faktycznego zapotrzebowania w projekcie
Kolejne wnioski o płatność – 1+3+4
Wniosek o płatność końcowa - 5

Weryfikacja wniosku o płatność:

  1. Sprawdzenie zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie
  2. Sprawdzenie zgodności realizacji projektu z harmonogramem realizacji projektu
  3. Sprawdzenie zgodności realizacji projektu z budżetem projektu
  4. Sprawdzenie czy zadania są realizowane zgodnie z wnioskiem i nie ma zagrożenia że wskaźniki nie zostaną osiągnięte.
  5. Potwierdzenie zgodności z postępem rzeczowym i finansowym
  6. Sprawdzenie czy projekt jest realizowany zgodnie z zasadą minimum.
  7. Dodatkowo dokumenty które mogą zostać sprawdzone weryfikacji wniosku o płatność (w zakresie 2 pierwszych wniosków podczas weryfikacji pogłębionej): strona www, baza personelu, baza konkurencyjności, uczestnicy projektu, (listy obecności, dokumenty potwierdzające kwalifikowalność, oświadczenia), wynagrodzenie personelu (opisy stanowisk, zakresy obowiązków, umowy o pracę, umowy cywilno – prawne, listy płac), dokumenty dotyczące rozeznania rynku itp.
    Dodatkowo w ramach każdego wniosku o płatność weryfikacji podlegają: zamówienia publiczne, dokumenty księgowe, Uczestnicy projektu

Baza personelu:

Przesłanie bazy personelu odbywa się za pośrednictwem SL 2014.
Do bazy personelu wpisujemy osoby samozatrudnione, osoby zaangażowane na podstawie umowy o pracę, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, wolontariuszy.
Uwaga: do bazy wpisujemy wyłącznie osoby zaangażowane do realizacji projektu w ramach kosztów bezpośrednich.

Monitorowanie uczestników projektu
System SL 2014 umożliwia monitorowanie uczestników projektu (indywidualnych i instytucjonalnych). Dane dotyczące uczestników projektów zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału danej osoby w projekcie. Informacje te są podstawą do wykazywania i monitorowania wskaźników w projekcie

Zamówienia publiczne
Wypełniania jest w SL 2014 w przypadku realizacji zamówień powyżej 30 tys. euro. Próg należy odnieść do całej wartości zamówienia. Dokumentację źródłową należy zamieścić w SL jedynie w odniesieniu do zamówień które przekraczają próg unijny.

Ważne dokumenty:
Podręcznik SL 2014 – z dnia 01.05.2017  
Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020 z dnia 30.03.2017
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFS, EFRR oraz FS na lata 2014 – 2020 z dnia 23.08.2017 

NCN

Raporty roczne

Raport roczny – jest to raport z realizacji projektu badawczego za dany okres sprawozdawczy, składany w kolejnym roku kalendarzowym. Kierownik projektu przygotowuje raport w systemie OSF, następnie dokument jest drukowany i przedkładany w CAWP. Na Kierowniku projektu spoczywa obowiązek wysłania wersji elektronicznej raportu w systemie.
Termin wyznaczony przez NCN to 31 marca roku następującego po okresie rozliczeniowym, natomiast termin składania raportów (wersji roboczej i wersji ostatecznej dokumentu) w CAWP jest wyznaczony Komunikatem Prorektora UJ ds. badań i funduszy strukturalnych.
Pierwszy raport roczny z realizacji projektów finansowanych przez NCN należy złożyć za rok kalendarzowy, w którym okres realizacji projektu wyniósł co najmniej 8 miesięcy. Jeżeli realizacja projektu zgodnie z umową zakończy się nie później niż 30 kwietnia danego roku kalendarzowego, to raport roczny za rok poprzedzający nie jest wymagany.
Dokumenty w wersji papierowej powinny zostać podpisane przez Kierownika projektu, kontrasygnowane przez Dziekana Wydziału i w 3 egzemplarzach dostarczone do CAWP.
W raporcie należy zamieścić informacje o wszystkich zmianach dokonanych w danym roku sprawozdawczym, dokonanych zarówno za zgodą Kierownika Jednostki, jak i w drodze aneksu, zgodnie z zasadami NCN 
Proszę zwrócić szczególną uwagę na uwzględnienie w raporcie zmiany formy zatrudnienia poszczególnych wykonawców. W takim przypadku wykonawcę w raporcie należy umieścić drugi raz ze wskazaniem nowej formy zatrudnienia oraz odpowiednio kosztami poniesionymi dla wskazanej formy zatrudnienia, natomiast planowany koszt wynagrodzenia to „0”.

Raporty końcowe

Raport końcowy – raport podsumowujący całość realizacji projektu badawczego. Raport należy złożyć w terminie do 60 dni od daty zakończenia realizacji projektu określonej w umowie lub w aneksie do umowy.
Zgodnie z Komunikatem Prorektora UJ ds. badań i funduszy strukturalnych raporty końcowe (podpisane przez Kierownika projektu oraz Dziekana wydziału na którym projekt był realizowany) proszę składać w Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów w terminie umożliwiającym sprawdzenie i uzyskanie wymaganych podpisów władz Uniwersytetu, tj. najpóźniej na 10 dni przed upływem terminu składania raportów w NCN. Dokumenty należy złożyć w trzech egzemplarzach.
Zasady sporządzania raportów końcowych dostępne są tutaj 
Proszę zwrócić szczególną uwagę na uwzględnienie w raporcie zmiany formy zatrudnienia poszczególnych wykonawców. W takim przypadku wykonawcę w raporcie należy umieścić drugi raz ze wskazaniem nowej formy zatrudnienia oraz odpowiednio kosztami poniesionymi dla wskazanej formy zatrudnienia, natomiast planowany koszt wynagrodzenia to „0”.
 

Proszę pamiętać, że niezłożenie raportu rocznego/końcowego w terminie lub złożenie raportu niespełniającego wymagań określonych w stosownych przepisach powoduje wstrzymanie dalszego finansowania oraz upoważnia instytucje finansujące do uznania umowy za niewykonaną i uprawnia do żądania od jednostki zwrotu środków.