1. Dopuszcza się uproszczoną procedurę rozeznania rynku w przypadku zakupów do kwoty 3 500 zł netto, bez konieczności jej dokumentowania (rozpoznania można dokonać telefonicznie, poprzez portal internetowy lub w inny dowolny sposób) . W takim przypadku na dokumencie potwierdzającym zakup powinien pojawić się opis: „Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku” lub opis uzasadniający wybór danego wykonawcy.
2. W sytuacji, gdy kwota wynikająca z dokumentu kosztowego znajduje się w przedziale powyżej 3 500 zł do 20 000 zł netto, konieczne jest przeprowadzeni weryfikacji rynku w oparciu o rozpoznanie cenowe i jej udokumentowania np. poprzez zebranie ofert, faksów, wydruków ze stron internetowych, katalogów, e-maili itp. od co najmniej 3 wykonawców i dołączenie do dokumentu potwierdzającego zakup ofert co najmniej 3 wykonawców (o ile na rynku taka liczba wykonawców istnieje) lub uzasadnienie wyboru danego wykonawcy, Jeżeli nie dokonywano rozeznania rynku.
3. W przypadku zakupów o wartości przekraczającej kwotę 20 000 zł netto konieczne jest przygotowanie i przekazanie potencjalnym wykonawcom zaproszenia do złożenia ofert zawierającego w szczególności opis przedmiotu zamówienia i jego zakres, termin realizacji, warunki płatności, kryteria oceny ofert itp., oraz termin i miejsce składania ofert. Zaproszenie należy przygotować w formie pisemnej lub elektronicznej i przesłać faksem, e-mailem lub osobiście do co najmniej 3 wykonawców prowadzących działalność o profilu i zakresie pozwalającym na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia, zachowując zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. W przypadkach, gdy umowa powinna być zawarta w formie pisemnej, wnioskodawca sporządza jej projekt, który podlega zaopiniowaniu przez Pełnomocnika Rektora UJ ds. prawnych lub upoważnionego współpracownika Pełnomocnika. Zaakceptowany wzór umowy powinien zostać załączony do zaproszenia.
4. Wszelkie zakupy których szacunkowa wartość przekracza kwotę 30 000 euro netto finansowane ze środków publicznych, realizowane są przy współudziale DZP na zasadach i w trybie określonym w ustawie PZP albo w ustawie o zasadach finansowania nauki z wyjątkiem zamówień wyłączonych z zakresu zastosowania ustawy PZP.
5. W przypadku zakupów o wartości przekraczającej kwotę 20 000 zł netto, przed udzieleniem zamówienia i skierowaniem do kwestora rachunku, faktury, a po przeprowadzeniu określonych w powyższych punktach czynności, mających na celu wybór najkorzystniejszej oferty, każdorazowo należy złożyć wniosek do DZP (podpisany uprzednio przez dysponenta środków finansowych, pracownika Kwestury UJ potwierdzającego posiadanie środków na sfinansowanie zamówienia, Kwestora oraz osoby reprezentującej zamawiającego), wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 132 Rektora UJ z 22 listopada 2022 ., chyba że co innego wynika z komunikatów dotyczących określonych przedmiotów zamówienia wydawanych przez właściwych prorektorów.
6. Jeżeli wydatki następują z projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych np. Unii Europejskiej, grantów itd. w których przewidziano inne regulacje dotyczące procedur wydatkowania środków i ich dokumentowania, stosuje się zasady ujęte w tych regulacjach.

Więcej informacji na temat procedury dokonywania zakupów w UJ, w szczególności procedury uruchomienia postepowania o zamówienie publiczne w zarządzeniu nr 132 Rektora UJ z 22 listopada 2022 r.